Tudo parece muito simples: a empresa prestadora do serviço envia os documentos por e-mail para o time de segurança e pronto! O colaborador executor do serviço já está pronto para fazer a integração e acessar com segurança as instalações da empresa. Infelizmente não é bem assim.
Uma caixa de e-mail organizada e uma planilha de Excel bem alimentada podem oferecer algum nível de controle. Afinal, algum controle já é melhor que controle nenhum. De qualquer maneira, esta abordagem pode ser trabalhosa e apresentar algumas dificuldades, principalmente quando a quantidade de prestadores de serviço aumenta. Vejamos algumas situações:
Dificuldade de rastrear as documentações: Em muitos casos um mesmo e-mail pode conter documentações de diversos funcionários. Em outra situação, as documentações de um único funcionário são enviadas de forma parcial em vários e-mails. Diante disso pode ser trabalhoso reunir todas as informações de um dado funcionário e identificar o motivo de uma eventual reprova, por exemplo.
Indisponibilidade: os documentos podem ficar inacessíveis pois o responsável por receber e aprovar as documentações está ausente. Tivemos situações em que o funcionário terceirizado ficou várias horas aguardando a liberação para o trabalho pois não era possível entrar em contato com o detentor dos documentos.
Desvios: há situações em o e-mail contendo as documentações foram retidos na caixa de SPAM e após dias e alguns desconfortos é que esse e-mail foi encontrado. Em outros casos, o e-mail não chega ao destinatário devido ao tamanho dos anexos ou restrições de segurança, mesmo que o remetente acredite que está tudo certo pois ele clicou no botão enviar.
Limitação de espaço: geralmente caixas de e-mail tem tamanho limitado e devido a esta condição chega o momento que precisamos apagar informações para liberar espaço. Neste cenário, pode acontecer a exclusão de e-mails que ainda não poderiam ser descartados, tudo para liberar espaço.
Estes são apenas alguns aspectos relativos às dificuldades de fazer a gestão das documentações dos colaboradores terceirizados. É importante que os times de segurança se conscientizem da importância de ter processos de gestão destes documentos bem definidos e da necessidade de melhoria contínua com o grande objetivo de diminuir os riscos financeiros de suas respectivas empresas e muito mais importante do que isso: garantir a segurança de todos os trabalhadores.
