Algumas empresas delegam aos Técnicos de Segurança do Trabalho (TST) a responsabilidade pelo recebimento e análise de documentos dos prestadores terceirizados. Num primeiro momento pode parecer só mais uma tarefa. No entanto, sabemos quão complexo é o processo de análise de documentos e, consequentemente, a responsabilidade que há por trás disso, além de outros fatores como gerenciamento de tempo, espaço físico, etc…
Recentemente fizemos uma pesquisa para avaliar a gestão de documentação realizada em empresas com recurso dedicado Cautus.Digital e empresas onde o gerenciamento é feito pelo TST da empresa.
No quesito “quantidade de documentos analisados/dia”, as empresas com recurso dedicado Cautus.Digital conseguem analisar por dia, em média, três vezes mais documentos quando comparado às empresas em que a análise é feita pelo TST interno. Isto ocorre pois o TST divide seu tempo de análise com outras tarefas diárias. Quanto mais documentos analisados (e aprovados), mais rápido o prestador poderá dar início ao seu trabalho na empresa.
Para os documentos que necessitam ser reenviados por algum motivo (erro, divergência, etc), o estudo avaliou que, nas empresas onde há recurso dedicado Cautus.Digital a taxa de reenvio é de 43%. Isto ocorre pois o recurso dedicado Cautus.Digital está focado integralmente na análise, evitando assim a aprovação de algum documento com uma possível falha. Como o processo é realizado através da plataforma online Cautus.Digital, a comunicação entre a equipe Cautus.Digital e o fornecedor/prestador torna-se mais acessível e o controle dos documentos mais organizados, agilizando assim o reenvio/revisão dos documentos.
Portanto, ter um recurso dedicado Cautus.Digital para a recepção, análise e suporte aos fornecedores/prestadores não somente agilizará o processo de integração, mas também minimizará os riscos para a empresa. Além disso, o TST, uma vez liberado desta demanda, poderá se dedicar a outras tarefas relacionadas à sua rotina com maior atenção e energia.
Conte para nós: quais os maiores desafios para tornar o processo de documentação mais ágil em sua empresa?
